Teams, c’est facile ! Info ou intox ?

Après la pétition de principe « tout le monde peut être secrétaire », voici l’adage « Teams c’est facile ». Décryptage.

Teams ? C’est enfantin… enfin, presque

VRAI. Lors des appels en visio conférence, l’outil est intuitif.

Enfin, presque. Car l’option de Partage des fichiers et de l’écran peut dérouter les non-initiés… Mais après quelques tâtonnements, organisateur et participants trouvent leurs marques.

Plus ou moins VRAI. Lorsque Teams est utilisé pour suivre des projets au sein d’Équipes.

L’objectif de Teams est de simplifier l’accès aux dossiers, fichiers, applications, messages, notes… émis autour d’un sujet/projet ! C’est un outil de travail collaboratif, et non un simple « organisateur de réunions ». Mais il ne ressemble en rien à un Explorateur de documents, ni à Outlook. En revanche, il regroupe toutes les applications et fichiers au même endroit. Dès lors, il déroute… puis il séduit, avant de devenir indispensable.

Teams, en un tour de main (et dix questions)

Pour se repérer dans Teams, observez votre écran de « la gauche » vers « la droite » !

Très vite, une foule de questions se présente à votre esprit. Autonome, vous ouvrez un tuto, puis deux ou trois. Certains sont très bien conçus. Mais en pratique… où peut-on (doit-on) écrire un Message ? Dans une Publication ou une Conversation ? En mode privé ou non ?

Ensuite, comment partager des Fichiers collaboratifs sans risques ? Qui écrit quoi (ou, qui a écrit quoi) ? Quels « garde-fous » ? Quelles règles imposer aux Membres ? Qu’est-ce qu’un Invité… (et surtout quels sont leurs droits ?)

Plus fort encore, où sont passées « vos Notes de réunion » ? Pourquoi ne sont-elles pas dans le WiKi ou dans OneNote ? Un WiKi ? Quèsaco !

Un instant, souvenez-vous d’autres apprentissages. Tout logiciel possède son vocabulaire, ses codes, ses trucs et astuces, ses pièges à éviter, ses forces. Passé un temps de découverte, tout est fluide. Et Teams n’est pas “l’exception qui confirme la règle”. En revanche, il demande un temps d’adaptation (comme Excel…). C’est vrai.

Trois options pour prendre Teams en main

  • Suivre les excellents tutos conçus par Microsoft (accessibles dans l’Aide de Teams), ou sur le web.
  • Surfer sur internet… Certains Youtubeurs sont excellents ! Quelques accents sont irrésistibles… et b’for envisage de lancer ses propres vidéos pour y ajouter l’accent spinalien. Il manque à l’appel.
  • Ou bien, plus simple et plus rapide, suivre une formation de trois heures avec b’for… Découvrir un outil en « direct live », c’est pratique ! et les formations peuvent être organisées à distance (avec Teams), dans vos locaux ou les nôtres.

Pour découvrir les programmes, c’est ici !

Le saviez-vous ? Sous Teams, une Conversation fonctionne comme un mail entre une personne (vous ou l’un des salariés de votre entreprise), et un ou plusieurs personnes de votre entreprise (mis en CC). Une Publication est un échange entre les Invités ou les Membres liés à une Equipe Teams. Cet éclairage vous perd ? Consultez notre fiche pratique “Converser ou Publier : Teams en quelques mots”

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